Es ist für viele Unternehmen eine übliche Praxis, auf Stellenportalen und Jobbörsen offene Stellen auszuschreiben. Leider bringt diese Methode allein, schon lange nicht mehr den Erfolg, den sich Unternehmen wünschen. Wie schaffen es also andere Unternehmen, die richtigen Bewerber zu finden und einzustellen?
Die Antwort ist: Modernes Bewerbermanagement!
Was ist Bewerbermanagement?
Das Bewerbermanagement ist ein wichtiger Prozess in jedem Unternehmen, der darauf abzielt, die besten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden und zu rekrutieren. Es umfasst alle Schritte von der Ausschreibung der Stelle über die Bewerbungsannahme, -prüfung und -auswahl bis hin zur Anstellung. Dabei kommt es nicht allein auf die fachlichen Kenntnisse an, die Kandidaten mitbringen sollten, sondern auch auf die persönlichen Eigenschaften der Bewerber und wie gut sie in das Team passen. Somit erhöht man die Chancen, dass sich das Team als Ganzes wohlfühlt und Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben.
Leitfaden für ein organisiertes Bewerbermanagement
1. Die Stellenausschreibung
Ein wichtiger Bestandteil des Bewerbermanagements ist die Ausschreibung der Stelle. Hierbei sollten sowohl die Anforderungen an die zukünftigen Mitarbeiter, als auch die Vorteile des Unternehmens deutlich dargestellt werden. Außerdem ist es wichtig, den Kandidaten einen guten Einblick in ihr Aufgabenfeld zu geben. Wie sieht der tägliche Arbeitsablauf aus? Wie arbeitet das Team miteinander? Jeder Kandidat hat seine eigene Vorstellung von dem perfekten Arbeitsplatz, daher ist es von großer Bedeutung, die Arbeitsbedingungen so genau und ehrlich wie möglich zu beschreiben, um die richtigen Bewerber für die offene Stelle zu erreichen.
Auch die Ansprache und Formulierungen in der Stellenanzeige spielen eine große Rolle. Daher sollte man sich im Vorfeld ein sehr klares Bild davon verschaffen, welche Eigenschaften der ideale Mitarbeiter mitbringen sollte. Verschiedene Positionen in einem Unternehmen erfordern verschiedene Charaktere und diese gilt es zu analysieren und mit den passenden Formulierungen in einer Anzeige direkt anzusprechen.
Zudem sollte der Prozess, um eine Bewerbung abzusenden, so einfach und schnell wie möglich sein. Lange Formulare, nicht funktionierende Buttons oder das Abfragen von irrelevanten Informationen führen eher dazu, dass Bewerber den Bewerbungsprozess frühzeitig abbricht.
2. Bewerbungsunterlagen prüfen
Nachdem die Kandidaten ihre Bewerbung abgeschickt haben, sollten sie automatisch eine Empfangsbestätigung vom Unternehmen erhalten. Somit fühlen sich Bewerber sofort ernst genommen und gut aufgehoben.
Nachdem die Bewerbungen bei der zuständigen Person im Unternehmen eingegangen sind, beginnt die Prüfung der Unterlagen. Hierbei werden die Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit und Qualifikation geprüft.
Sollten Bewerber nicht die erforderlichen Qualifikationen aufweisen, sollten sie in einer kurzen, freundlichen E-Mail darauf hingewiesen werden, dass sie nicht für die Stelle infrage kommen. Bewerbungen zu ignorieren, kann schnell zu einem schlechten Ruf unter Kandidaten führen. Damit dieser Prozess nicht zum Zeitfresser wird, sollten im Vorfeld E-Mail Vorlagen angefertigt werden.
3. Talente einladen
Die nächste Phase ist die Auswahl der Kandidaten. Hierbei werden die Bewerber, die die erforderlichen Qualifikationen erfüllen, zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. Diese Gespräche dienen dazu, die Fähigkeiten, Erfahrungen und Eignung der Kandidaten für die offene Stelle zu evaluieren und um einen ersten Eindruck davon zu erhalten, ob die Person gut ins Team passen könnte.
Wichtig ist es, die verschiedenen Interviewphasen im Vorfeld zu strukturieren. In manchen Unternehmen gibts es zunächst Telefoninterviews oder Assessments, bevor es zu einem persönlichen Treffen kommt. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass es eine logische Abfolge der Interviews gibt. Zudem ist es ratsam, sich eine Liste an Fragen für alle Bewerber vorzubereiten. Zum einen, um nicht dieselben Fragen im Verlauf des gesamten Prozesses zu stellen und zum anderen, um Kandidaten im Anschluss besser miteinander vergleichen zu können.
Nach Abschluss der Interviews wird eine Entscheidung getroffen, welcher Kandidat die beste Wahl für die offene Stelle ist. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, wird dem ausgewählten Kandidaten ein Angebot gemacht und den übrigen Kandidaten freundlich abgesagt.
Weitere wichtige Aspekte für einen idealen Ablauf
Damit der Bewerbermanagement-Prozess reibungslos funktioniert, gibt es weitere Gesichtspunkte, die beachtet werden sollten.
Schnelligkeit
Ein wichtiger Faktor, sowohl für das Unternehmen, als auch die Bewerber, ist Zeit. Durch Automatisierungen, Vorlagen und eine klare Struktur kann wichtige Zeit eingespart werden. Alle Fragen, die es während des Bewerbungsprozesses zu beantworten gilt, sollten in Checklisten festgelegt werden. Eine zügige Bearbeitung der Bewerbungen ist nicht nur wichtig für das eigene Team, um schnellstmöglich für Entlastung zu sorgen, sondern schafft auch bei den Bewerbern einen professionellen und organisierten Eindruck. Somit verbessert man automatisch das Image des Unternehmens.
Kommunikation
Ein weiteres wichtiges Element des Bewerbermanagements ist die Kommunikation mit den Bewerbern. Dies umfasst sowohl die Kommunikation während des Bewerbungsprozesses als auch nach Abschluss desselben. Es ist wichtig, dass alle Bewerber zeitnah und professionell über den Status ihrer Bewerbung informiert werden, insbesondere wenn sie nicht ausgewählt wurden.
Um den Bewerbungsprozess stetig zu optimieren, ist es wichtig, nach dem Abschluss der Bewerbung Feedback der Kandidaten einzuholen. Die Informationen, die daraus gewonnen werden, sollten nicht nur gesammelt, sondern schnellstmöglich umgesetzt werden, um zukünftigen Talenten eine positive Experience zu bieten.
Digitales Bewerbermanagement
Ein effektives Management erfordert auch die Nutzung von technischen Bewerbermanagement Tools, insbesondere von Softwarelösungen für die Verwaltung von Bewerbungen. Durch den Einsatz von digitalen Tools, wie Bewerbermanagement-Systemen und Online-Formularen, kann der Bewerbungsprozess beschleunigt und vereinfacht werden. Bewerber können ihre Unterlagen bequem und zeitlich unabhängig von zu Hause aus einreichen. Unternehmen haben dadurch die Möglichkeit, Bewerbungen schneller zu bearbeiten und zu verarbeiten.
Ein weiterer Vorteil von digitalem Bewerbermanagement ist die Möglichkeit, Bewerbungen automatisch zu filtern und zu kategorisieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, schnell diejenigen Bewerber auszuwählen, die am besten zu den Anforderungen der offenen Stellen passen.
Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Datensicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von Bewerbern bereitgestellten Daten sicher und vertraulich behandelt werden. Dies kann durch die Verwendung von verschlüsselten Verbindungen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen erreicht werden.
Allerdings hat auch diese Art von Digitalisierung auch seine Nachteile. Einer davon ist, dass es den menschlichen Kontakt in der Bewerbungsphase reduziert. Auch kann es sein, dass Bewerber, die nicht über die notwendige Technologie oder Kenntnisse verfügen, benachteiligt werden. Daher ist es wichtig abzuwiegen, welche Tools für das eigene Unternehmen infrage kommen.
Dokumentation
Alle Schritte des Bewerbungsprozesses sollten sorgfältig dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Alle Personen, die in einem Unternehmen an dem Bewerbungsprozess beteiligt sind, sollten gebrieft sein, wie Dokumente korrekt beschriftet und abgespeichert werden. Diese Dokumentation kann auch im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen von großer Bedeutung sein.
Der gesamte Bewerbermanagement Prozess sollte regelmäßig von einer zuständigen Person im Unternehmen geprüft werden. Sind alle Bewerbermanagement Aufgaben zeitgemäß, werden während des Prozesses die relevanten Fragen gestellt, um das passende Talent einzustellen und gibt es Bereiche, die optimiert werden können? Besonders jetzt im digitalen Zeitalter, ist es wichtig, sich dem Wandel stets anzupassen, um die besten Kandidaten zu akquirieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Bewerbermanagement ein wichtiger Prozess ist, der dazu beiträgt, das Unternehmen mit qualifizierten und engagierten Mitarbeitern zu besetzen und ein starkes Team aufzubauen, das den Erfolg des Unternehmens bestimmt. Eine gründliche Planung, Durchführung und Nachbereitung des Prozesses, sowie die Nutzung von Technologie und die Kommunikation mit Bewerbern trägt dazu bei, den besten Kandidaten zu finden und zu rekrutieren.
Als Social Recruiting Agentur helfen wir Ihnen gerne dabei den Prozess des Bewerbermanagements bei Ihnen im Unternehmen zu implementieren. Buchen Sie sich dazu einfach einen Bewerbercheck:
